Virtuelle Konferenzen: Hype oder Potenzial für Unternehmen?

Durch die Corona Pandemie mussten Live Events den virtuellen Konferenzen weichen. Doch schnell war klar: Virtuelle Konferenzen bieten keinen kompletten Ersatz, da eine wichtige Voraussetzung fehlt: Die Interaktion und das Netzwerken unter den Teilnehmern. Oft werden Veranstaltungen als Kontaktpunkt für die drei P’s “Peers, Pals und Partner” genutzt, um sich abseits von Vorträgen und Präsentationen auszutauschen. Diese elementare Komponente lässt sich in der virtuellen Welt praktisch nicht abbilden. 

Zudem gibt es mittlerweile eine Flut an virtuellen Konferenzen. Zu den bestehenden sind jetzt jene hinzugekommen, die vorher live stattgefunden haben, was den Wettbewerb zusätzlich erschwert. Wie ist es also möglich, trotz der fehlenden sozialen Komponente Interesse für Inhalte und Unternehmen zu schaffen? 

1. Vorteile von virtuellen Events kennen und nutzen

Statt virtuelle Konferenzen mit bisherigen Live Events zu vergleichen und nach Schwachpunkten zu suchen, solltest du dich lieber auf die Vorteile von virtuellen Konferenzen bzw. Webinar Marketing konzentrieren, um davon maximal zu profitieren.

• Virtuelle Konferenzen bieten mehr Potenzial, Top Speaker zu akquirieren
  Zum Beispiel wird die Wahrscheinlichkeit, dass du einen begehrten Gast für deine Videokonferenz gewinnst, immens gesteigert, da Weg und Zeit nur noch eine untergeordnete Rolle spielen. Gerade interkontinentale Gäste kannst du jetzt vermehrt auf die Agenda setzen.
  
• Sprachliche und zeitliche Barrieren lassen sich durch virtuelle Konferenzen besser überwinden
  Das gilt für Teilnehmer wie junge Berufstätige oder Nicht-Muttersprachler, die bisherige Live-Veranstaltungen nicht wahrnehmen konnten. Übersetzungen in andere Sprachen oder On-Demand-Formate lösen dieses Problem.
• Der Organisationsaufwand ist bei virtuellen Konferenzen erheblich geringer
  Virtuelle Konferenzen reduzieren Stress: Videokonferenzen kannst du bereits im Vorfeld aufnehmen und On-Demand anbieten. Das entlastet den Planungs- und Produktionsprozess. Das muss aber nicht heißen, dass das Format durch fehlende Echtzeitkommunikation an Attraktivität verliert. Das Live-Format kann trotzdem simuliert werden, indem Fragen live im Chat beantwortet werden. Zudem kannst du mit deiner Präsentation eine neue Dimension erreichen, indem du mittels Video-Schnitten und Animationen die Präsentation interessanter gestaltest. Darüber hinaus entfallen To-Do’s wie die Catering-Bestellung, ein Limousinen-Service und die Raumplanung.

2. Der Planungsprozess als wichtiger Auftakt

Planung und Promotion sollten Hand in Hand gehen und voneinander profitieren. Du kannst zum Beispiel in ganzen Angebotspaketen denken und diese dann mit dem Gast verhandeln. Bestandteil kann dann beispielsweise ein Videointerview sein, dass der Gast vorab leisten muss. Kurze Statements können daraus in Form von Snippets für die Promotion verwendet werden, um so der Zielgruppe einen ersten Einblick in die Videokonferenz zu geben.

Grundsätzlich ist es ratsam, für eine erfolgreiche Promotion einen Gast mit entsprechender Glaubwürdigkeit und Bekanntheit für den virtuellen Auftritt zu wählen. Letzteres ist natürlich kein Muss, aber vereinfacht Ihre Promotion um Einiges. Denn so können beide Reichweiten gebündelt mehr potenzielle Teilnehmer erreichen. 

Vergiss auch nicht, einen entsprechenden Zeitrahmen festzulegen und dem Gast zu kommunizieren. In der Regel gilt für virtuelle Events: Je kürzer, desto besser. Virtuelle Veranstaltungen sind weniger vereinnahmend als reale, sodass mit nur geringer Konzentration und einer begrenzten Aufmerksamkeitsspanne gerechnet werden muss. Denk auch an Pausen zwischen den Slots. Die Teilnehmer werden 10-15 Minuten dankend annehmen, um E-Mails und Nachrichten abzurufen oder um auf menschliche Bedürfnisse einzugehen. Als Host kannst du die Pause nutzen, um Angebote vom Gast, Sponsoren oder dich selbst zu platzieren. 

Grundsätzlich gilt für den gesamten Planungsprozess: Kläre Verantwortlichkeiten genau, damit Planung der Videokonferenz reibungslos verläuft.

2.1 Ein Konzept aufstellen

Stelle dir bei der Konzeption der Inhalte vor allem die Frage, ob das Webinar etwas bietet, was es noch nicht gibt. Sind die Inhalte einzigartig genug? Welches Problem löst das Webinar für die Teilnehmer? 

Unserer Erfahrung nach ist ein vielseitiges Angebot erfolgsversprechender. Wer sein Konzept für die Webkonferenz plant, sollte es mit dem des schwedischen Smörgåsbords vergleichen. Hierbei handelt es sich um ein Buffet, bei dem die verschiedensten Leckereien angeboten werden und sich jeder seine Highlights herauspicken kann. So solltest du es auch mit den Inhalten des Webinars handhaben. Verschiedene, natürlich themenverwandte, Inhalte sprechen verschiedene Interessenschwerpunkte innerhalb der Zielgruppe an und erhöhen die Chance auf eine erfolgreiche Registrierung.

Im Gegensatz zu klassischen Konferenzen kannst du bei virtuellen Formaten über ein Sponsoring und damit über eine zusätzliche Geldquelle nachdenken. Hier bietet es sich als Veranstalter an, Newsletter-Plätze zu verkaufen, aber auch Angebote vor den Speaker Slots einzubetten. Besonders relevant ist jedoch hierbei die Verknüpfung mit hochwertigen Inhalten wie einem Whitepaper oder Testversionen einer Software. Zudem gelten Kurzinterviews der Sponsoren immer als effektiver als reine Werbung. Nur Banner oder Logos zu präsentieren, gepaart mit irrelevanten Danksagungen oder Erwähnungen, hat kaum Einfluss auf den Verkauf und wird nicht als attraktives Sponsoring-Paket wahrgenommen.

Ferner solltest du auch klären, woran du den Erfolg messen willst. Entscheide dich für Metriken wie die Anzahl der Registrierung, Einnahmen von Sponsoren und Gesamtteilnahme etc. und setze dann realistische Ziele. Zum Vergleich kannst du Zahlen realer Veranstaltungen heranziehen oder dich an den Zahlen der Konkurrenz orientieren. Berücksichtige aber bei der Zielfestlegung, dass 50 bis 70 Prozent der registrierten Teilnehmer nicht erscheinen werden. Daran anknüpfend solltest du auch klären, ob die Veranstaltung kostenlos sein soll oder nicht.

2.2 Die Landingpage als entscheidender Touchpoint

Die Landingpage fungiert zwar vorrangig als Anmeldeseite für die Webkonferenz, zugleich ist sie jedoch auch deine ‘Visitenkarte’. Wer hier die potenziellen Teilnehmer überzeugt, kurbelt Conversions ordentlich an. Neben der visuellen Aufbereitung sollten die wesentlichen Kerninhalte bereits beim Scannen der Seite erfassbar sein. Darüber hinaus helfen folgende fünf Punkte beim Erstellen einer Landingpage:

• Personen integrieren
  Hat der Speaker eine gewisse Autorität in seinem Themenfeld, bietet es sich an, die Landingpage auf ihn auszulegen. Eine kurze Vorstellung seiner Person und bereits erreichte Meilensteine unterstreichen die Glaubwürdigkeit des Seminars und schaffen Exklusivität.
  
• Überzeugende Kerninhalte
  Die Kerninhalte der Landingpage müssen vor allem glaubwürdig vermitteln, welche Insights der Teilnehmer erhält, die er vorher nicht hatte. Sage deinem Publikum, warum es sich registrieren sollte und was es von der Teilnahme erwarten kann. Denke jedoch daran, es kurz zu halten; niemand mag eine lange Registrierungsseite.
  
• Promotion-Video einbetten
  Wer möchte, kann bereits hier ein Video integrieren, das sowohl den Speaker als auch das Thema vorstellt. Laut GoToWebinar kannst du die Konvertierungsrate um bis zu 80% erhöhen, wenn du ein Video auf der Landingpage integrierst.
  
• Bewertungen nutzen
  Ferner können sich Erfahrungsberichte früherer Teilnehmer positiv auf die Zahl der Registrierungen auswirken. Lob trägt dazu bei, auch skeptische Interessenten zu gewinnen.
  
• Intuitive und kurze Registrierung
  Gestalte den Registriervorgang intuitiv. Halte die Anmeldung so kurz und einfach wie möglich und reduziere die Formularfelder auf die relevanten. Lange Anmeldeformulare können die Leute abschrecken und dazu bringen, den Vorgang abzubrechen.

3. Mit Promotion Reichweite maximieren

Ohne die Notwendigkeit, Flüge und Hotels zu buchen oder zumindest für ein paar Stunden das Büro zu verlassen, können Teilnehmer eine virtuelle Konferenz leicht vergessen – vor allem, wenn sie kostenlos ist. Arbeite deshalb mit Remindern. 

Folgende drei Promotion-Ansätze einer virtuellen Konferenz haben sich bisher bewährt:

1. LinkedIn Ads schalten
   Nur weil sich ein Besucher nicht sofort für die Webkonferenz registriert hat, bedeutet das nicht, dass er nicht an einer zukünftigen Webkonferenz interessiert ist oder sich nicht registrieren wird. Tatsächlich werden nur 2% des Traffics zu einer Conversion führen, so GoToWebinar. Mit Hilfe von Paid Media kannst du das Werbebudget gezielt für Personen einsetzen, die bereits erstes Interesse am Unternehmen bekundet haben. Das Schlüsselwort ist also Targeting. Es ist sinnlos, Bannerwerbung wahllos überall zu platzieren. Überlege  stattdessen, welche Kanäle für die Zielgruppe relevant sind und wähle eine entsprechende Zielgruppenansprache. Du kannst beispielsweise über LinkedIn die entsprechende B2B-Zielgruppe auf direktem Weg erreichen. Die geschalteten Anzeigen leiten den potenziellen Teilnehmer auf die Landingpage der Webkonferenz weiter.
   
2. Media Advertising mit externen Newslettern
   Um noch mehr Reichweite zu nutzen, kannst du dich in themenspezifische, externe Newslettern einkaufen. Hier befindet sich bereits die richtige Zielgruppe mit einer Affinität für die angebotene Thematik.
   Der  Untersuchung von GoToWebinar zufolge, werden in der Regel 79 % der Registrierungen per E-Mail vorgenommen. Die E-Mail wird damit zum effektivsten Marketingkanal für Webkonferenzen. Ein geeigneter Kanal allein nützt aber nichts: Wenn er nicht richtig bespielt wird, bleibt der Erfolg aus. Das richtige Timing ist an dieser Stelle entscheidend. In der Regel beginnt man 4 Wochen vor dem eigentlichen Termin der Webkonferenz mit der Ankündigung und verschickt dann wöchentlich einen Reminder, um im Mindset und auch im Austausch mit der Zielgruppe zu bleiben. Natürlich solltest du im Inhalt der E-Mails variieren und die Leser beispielsweise über Storytelling abholen. Greife alle wichtigen Eckdaten in den Mails auf und kläre letzte Fragen zur virtuellen Konferenz oder der Nutzung der Plattform.
   
3. Nutze das Netzwerk deiner Mitarbeiter
   Mitarbeiter werden tatsächlich nach wie vor unterschätzt, wenn es um ihre Reichweite geht. Dabei macht LinkedIn deutlich, dass das kollektive Netzwerk der Mitarbeiter im Schnitt 10 Mal größer ist als das des Unternehmens. Zudem sind geteilte Informationen von Mitarbeitern drei Mal so vertrauenswürdig wie die eines CEO’s.
   Mitarbeiter haben also nicht nur die größeren Netzwerke, sondern sind zudem authentischer und glaubwürdiger. Nutze dieses Potenzial in der Promotion und stelle deinen Mitarbeitern Links und vorgefertigte Posts zur Verfügung, damit sie diese ohne viel Aufwand auf Social Media teilen können.

4. Engagement als Schlüssel zum erfolgreichen Webinar

Sowohl im als auch vor dem Webinar solltest du den Fokus auf das Engagement richten. Hier heißt es vor allem: Mehr Storytelling! Storytelling lädt die Inhalte emotional auf und schafft Erwartungen. So kannst du bereits während der Promotion mit dem Überraschungseffekt und Sehnsüchten spielen. Wer sein Webinar und die dahinter stehende Marke geschickt über eine inspirierende Story mit Erwartungen und Herausforderungen verknüpft, wird ein Versprechen hinter dem Webinar aufbauen. 

• Vor der Webkonferenz:
  Für echtes User Engagement muss der Teilnehmer vor allem aktiv eingebunden werden. Das gilt auch für die Promotionsphase. Hier kannst du bereits Fragen publizieren oder Meinungen einholen, um dem User schon vorab die Möglichkeit zu geben, die Webkonferenz mitzugestalten. Frage zum Beispiel die Community, wen sie gerne als Experten in der Webkonferenz sehen möchte. Taggt man die zur Auswahl stehenden Person, multipliziert sich bereits hier die Reichweite.
  
• Während der Webkonferenz:
  Auch in der virtuellen Konferenz oder im Meeting selbst stehen diverse Möglichkeiten für eine Steigerung des User Engagements zur Verfügung. Die meisten Plattformen und Tools bieten in der Regel Umfragen an, die während der Webkonferenz gestellt werden und deren Ergebnisse aufgegriffen werden können. Der Präsentationsteil kann zusätzlich für Fragen sogar unterbrochen werden, um den Teilnehmer am Ball zu halten und ihn nicht bis zum Ende warten zu lassen und im schlimmsten Fall zu verlieren.
  Zudem kannst du im Vorfeld einen bestimmten Kanal definieren, der den Austausch in Echtzeit ermöglicht. Kommuniziere beispielsweise über einen Hashtag, den du und die Zuschauer auf Twitter verwenden können. Über bestimmte Aufforderungen bekommen die Teilnehmer das Gefühl, auf Augenhöhe zu kommunizieren und ernst genommen zu werden. Indem ihre Meinung einbezogen wird, können sich die Teilnehmer profilieren und in ihrem Netzwerk als Experte positionieren. Solche Aufforderungen können sein:
  

• • “Poste drei Trends, die du wichtig findest” oder
  • “Poste Vor- und Nachteile…” 

5. Zwei Profi-Tipps für eine erfolgreiche Webkonferenz

1. Haptik erzeugen!
   Die virtuelle Welt kann eines nicht: echte Nähe zum Vortragenden und dem Event herstellen. Um dem virtuellen Format trotzdem einen realen Touch und etwas Haptik zu verleihen, empfehlen wir im Anschluss des Webinars, Konferenzmaterial via E-Mail auszuhändigen. Der Teilnehmer hat so im wahrsten Sinne des Wortes die Möglichkeit, die Insights mit nach Hause zu nehmen und wird auch nach der Webkonferenz mit dem Unternehmen konfrontiert.
   
2. Lead Generation mit Videomitschnitt ankurbeln
   Auch nach der Webkonferenz ist das Potential noch nicht vollends ausgeschöpft. Da die Webkonferenz in der Regel aufgezeichnet wird, kannst du den Mitschnitt wunderbar für die Lead Generation verwenden. Stelle ihn zum Beispiel hinter einer Lead Hürde zur Verfügung, sodass Kontaktdaten gegen den Zugriff eingetauscht werden müssen. Ein Snippet sorgt für den nötigen Teaser. 

6. Die 7 besten Tools im Überblick

Je nach Konzept können unterschiedliche Ansprüche an eine Webinar-Software entstehen. Daher solltest du dich im Vorfeld über die eigenen Ziele und Ansprüche Gedanken machen. 

• Geht es hauptsächlich um die Vermarktung und die Akquise neuer Kunden?
• Wie lange soll das Webinar dauern?
• Wie viele Teilnehmer werden erwartet?
• Wie viel Budget steht zur Verfügung?
• Wie viele Moderatoren werden eingeplant und brauchen eine entsprechende Lizenz?
• Soll und kann das Webinar gebranded werden?
• Brauchen wir eine Analyse- und Tracking-Funktion?

Das Angebot ist groß und unter den Lösungen der verschiedenen Anbieter sollte für jeden etwas dabei sein. Im Folgenden stellen wir sieben Favoriten vor, die unterschiedliche Bedürfnisse abbilden.

 6.1 Bluejeans

Bluejeans ist ein High-End-Videokonferenzdienst, der mit 9,99 $ pro Monat einsteigt und sich speziell an Geschäftskunden wendet. Die Einrichtung der Meetings ist simpel und kann an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Beispielsweise kannst du als Host bis zu 20 Einzelsitzungen erstellen, um die Zusammenarbeit in Teilaufgaben zu organisieren. Auch die Aufzeichnung und das Highlighten sowie Unterteilen der Aufzeichnung in Kapitel ist möglich. Darüber hinaus kannst du den Bildschirm während der virtuellen Konferenz nicht nur freigeben, sondern auch wie ein Whiteboard mit Anmerkungen beschriften. Der Anbieter überzeugt vor allem,, weil er ein direktionales Audio für Dolby-Sound-fähige Räume unterstützt. Zudem kannst du über diverse Webbrowser, Mac und iOS, Windows, Linux und Android auf die Meetings zugreifen. Je nach Paket können bis zu 100 Personen am Meeting teilnehmen. Es gibt zwar keine kostenlose Version, jedoch kannst du eine 7-tägige Testversion in Anspruch nehmen, um zu erproben, ob sich ein Abo lohnt.

6.2 U Meeting

U Meeting gehört zu den klassischen Videokonferenz-Tools und bietet diverse hilfreiche Features. Jedoch ist die kostenlose Variante sehr stark limitiert. Hier können beispielsweise nur 25 Teilnehmer ein Meeting von maximal 30 Minuten abhalten. Erst ab einem monatlichen Beitrag von 25€ können bis zu 100 Teilnehmer bis zu 24h sprechen. Die Teilnehmer brauchen keine Software und können über Windows-, Mac- oder iOS/Android-Geräte online teilnehmen und bis zu 12 Teilnehmer gleichzeitig sehen. Ferner werden neue Teilnehmer automatisch stummgeschaltet, was Unterbrechungen und Störungen des Meetings vermeidet. Besonders überzeugen die angebotenen Nebenbesprechungen einer Videokonferenz. Teilnehmer einer Videokonferenz können sich so parallel im kleineren Rahmen austauschen, indem sie bestimmte Unterräume betreten und im Anschluss zurück zum Meeting stoßen. U Meetings stellt sonst alle gängigen Funktionen zur Verfügung wie das Teilen des Bildschirms, Whiteboard-Modus oder interaktive Laserpointer. Das Tool arbeitet mit den aktuellen Terminplanungssystemen Outlook und Google Calendar, so dass Teilnehmende immer über bevorstehende U-Meetings informiert werden. 

6.3 HeySummit

Wer befürchtet, dass Veranstaltungen dieses Jahr abgesagt werden müssen, hat vielleicht noch nicht von HeySummit gehört. Das schottische Startup wirbt mit dem Versprechen, Pläne zu retten, indem es Ihnen eine komplette Online-Lösung erstellt. Dabei übernimmt das Startup sowohl die Planung der gesamten virtuellen Konferenz als auch die Entwicklung eines Übergangsplans, die Konfiguration der Teilnehmer- Zugangsberechtigungen und die Auswahl und Verwaltung der Webinar-Integrationen. Die Plattform bietet verschiedene Preismodelle, je nach Bedürfnissen, und eine kurze Bearbeitungszeit, sodass eine Vorbereitung des Events nur 5 Tage kostet. Wer also nicht die Zeit hat, sich selbstständig in eine Software oder ein Tool einzuarbeiten oder Einsteiger im virtuellen Bereich ist, hat hier die Möglichkeit, die Arbeit auszulagern und sich langsam an virtuelle Events heranzutasten.

6.4 Lifestorm

Die browserbasierte Webinar-Software Lifestorm hat sich das Ziel gesetzt, die bestmögliche Benutzererfahrung zu bieten. Und das selbst bei großen Teilnehmerzahlen. Über das Tool werden regelmäßig virtuelle Veranstaltungen mit bis zu 1000 Teilnehmern veranstaltet. Da Kundenbedürfnisse und Wünsche unterschiedlich ausfallen und Größenordnungen variieren, stehen verschiedene Modelle für unterschiedliche Webinartypen wie 

• Online-Kurse
• Live-Veranstaltungen
• Kundenschulungen
• Produktdemos 
• und sogar Video-Podcasts 

zur Verfügung. Das Tool ist benutzerfreundlich und intuitiv gestaltet und ist vor allem für Unternehmen geeignet, die folgende Ansprüche an eine Software haben: 

• vollautomatisierte Arbeitsabläufe,
• Anpassungen und Funktionen wie Landing Pages,
• E-Mail-Erinnerungen für bevorstehende Webinare, 
• und Aufzeichnungen. 

Darüber hinaus umfassen Livestorm-Webinare Integrationen mit Google Analytics, Slack und anderen Engagementtools.

6.5 Zoom

Der amerikanische Anbieter Zoom Video Communications bietet mit Zoom eine sehr solide Lösung für virtuelle Meetings und Webkonferenzen, da viele Funktionen bereits kostenfrei nutzbar sind. Das ist jedoch auf eine Teilnehmerzahl von 100 Personen und eine Nutzungsdauer von 40 Minuten begrenzt. Die Abo-Preise beginnen bei 13,99€ monatlich. Mit Zoom kannst du Videokonferenzen sowohl auf dem Desktop als auch auf Handy abhalten und durch die vielseitige Kompatibilität die Chance auf eine tatsächliche Teilnahme steigern. Zudem können mehrere Teilnehmer gleichzeitig ihre Bildschirme während der virtuellen Konferenz teilen und so die Zusammenarbeit optimieren. Auch integrierte Tools wie das Whiteboard bietet Zoom und der Webinarraum kann mit einem eigenen Logo gebrandet werden. Analysefunktionen stellt Zoom jedoch leider nicht zur Verfügung. Wem die registrierten Teilnehmer nicht reichen, der kann ferner das Webinar zeitgleich auf YouTube und Facebook streamen und so die Reichweite multiplizieren. 

6.6 ClickMeeting

ClickMeeting hat eine übersichtliche und intuitive Benutzerfläche und überzeugt mit vielfältigen Funktionen. So können beispielsweise Videos eingebunden und Präsentationen mit den Teilnehmenden geteilt werden. Du kannst das integrierte Whiteboard für die Teilnehmenden freigegeben und neben der Chat-Funktion auch Umfragen durchführen. Ähnlich zu anderen Softwaren kann der Livestream auf Facebook und YouTube veröffentlicht werden, um noch mehr Reichweite zu erzielen. Die Webinar-Dauer kannst du bis zu 6h ausdehnen. Die webbasierte Anwendung benötigt keine zusätzliche Installation und bietet attraktive Tarife. In einem preislichen Rahmen von 22 – 249€ können die Leistungen an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden.

6.7 GoToWebinar

GoToWebinar gehört zu den höherpreisigen Tools, bietet aber dafür diverse professionelle Funktionalitäten. Kanalseiten können erstellt und für On-Demand-Webinare genutzt werden, eine Branding-Funktion liegt vor und auch die Landingpage ist individualisierbar. Im Webinar sind zudem Umfragen möglich, die die Aufmerksamkeit der Zuhörer halten. Ferner bietet GoToWebinar umfassende Analysemöglichkeiten, die wertvolle Learnings geben und so z. B. aufschlüsseln, über welche Kanäle die meisten Registrierungen erfolgen. Mit 89€ im Monat für 100 Teilnehmer ist das Tool jedoch nicht ganz so günstig.

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Fionn Kientzler

Fionn ist Managing Partner bei suxeedo und hat in dieser Position schon über 300 Kampagnen mit zahlreichen DAX- und Fortune 500-Unternehmen verantwortet. Darüber hinaus ist er regelmäßig Speaker auf nationalen und internationalen Marketing Konferenzen und Events.

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