Acquisition
Der Begriff Acquisition (Beschaffung) bezeichnet den Prozess von der Kontaktaufnahme bis zur Zusage sowie die Kontaktpflege von potentiellen Kunden oder Kooperationspartnern. Der Prozess der Akquise ist eine essentielle Maßnahme zur Kundengewinnung und wird zumeist durch Telefongespräche initiiert. Jedoch werden auch Mailings, Newsletter, Anzeigenwerbung oder der persönliche Verkauf für die Akquise eingesetzt.
Bei der Akquisition wird zwischen Kaltakquise und Warmakquise unterschieden. Die Warmakquise bezeichnet die Kontaktaufnahme zu bereits bekannten Ansprechpartnern von Unternehmen, Verbänden, Redaktionen und anderen Organisationen. Ebenso zählt die Reaktivierung von Kunden zur Warmakquise. Die Kaltakquise hingegen bezeichnet die erstmalige Kontaktaufnahme zu potentiellen Kunden, zu denen der Initiator bislang in keinerlei Beziehung stand.
Akquisition von Leads durch das Telefon
Bei der Acquisition über das Telefon, und gerade bei der Kaltakquise, ist die Stimme das zentrale Instrument, um die Sympathien des Gegenübers zu gewinnen. Die Klangfarbe einer Stimme bestimmt zu 82 %, wie der Inhalt beim Gesprächspartner ankommt. Der eigentliche Inhalt wird nur zu 18 % bewusst wahrgenommen. Daher wird die Stimme von Mitarbeitern aus Sales, Seeding und PR bewusst und gezielt eingesetzt, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. So wird vor einem Kundengespräch die Persönlichkeit der Kontaktperson durchdacht, um den Pitch und die Tonlage anzupassen. Dies ermöglicht einen Bedürfnis-orientierten Umgangston, welcher die Erfolgschancen auf eine Geschäftsbeziehung, bzw. Kooperation, steigert.
Ein zentrales Element der effektiven Vermittlung von Inhalten am Telefon ist die Intonation. Der bewusste Einsatz von Betonungen und Sprechgeschwindigkeiten sorgt für eine langanhaltende Aufmerksamkeit beim Gegenüber. Die Variation von Tonlagen gibt dem Inhalt eine auditive Struktur und hebt ihn auf eine dramaturgische Ebene. Voraussetzung ist ein Bewusstsein für die inhaltliche Struktur, um eine sinnvolle Intonation zu ermöglichen und mit der eigentlichen Botschaft zu verknüpfen.
Akquisition Dokumentation durch CRM-Systeme
Die geknüpften Kontakte werden in einem CRM-System dokumentiert und bewertet. Dabei ist unerheblich, ob aus den Kontakten Geschäftsbeziehungen oder Kooperationen entstanden sind oder nicht. Eine Dokumentation hilft bei dem Akquise-Prozess, um Optionen zu gewichten, zu priorisieren oder auszuschließen. Dabei werden konkrete Informationen in das System eingetragen wie:
- Name der Organisation
- Name des Ansprechpartners
- Funktion des Ansprechpartners
- Kontaktinformationen
- Bevorzugter Kontaktweg
- Kerninhalt der letzten Absprache
- Interesse des Ansprechpartners
- Stadium der Geschäftsbeziehung/der Kooperation
- Weitere Informationen zum Ansprechpartner
Eine umfassende Dokumentation hilft nicht nur, den aktuellen Stand der Beziehung zu bewerten, sondern ermöglicht auch eine individualisierte Ansprache. Auch Personen, welche nicht den Erstkontakt geknüpft haben, erhalten so die Möglichkeit, den potentiellen Kunden gezielt und individuell anzusprechen.
Zudem ermöglichen CRM-Systeme eine Auswertung der Acquisition. Aus dem Verlauf der Kooperationen und Geschäftsbeziehungen lassen sich Lehren für zukünftige Kontaktaufnahmen ziehen. Dies zielt auf eine Identifizierung von Personengruppen mit den höchsten Erfolgschancen sowie von entscheidenden Handlungen in der Akquise ab.